Excelでの経費精算はもう限界。freeeを使った「スマホ完結」のペーパーレス導入手順

毎月末になると、営業担当者がデスクで大量の領収書を紙に貼り付け、Excelで経費精算書を作っている…。そして経理は、提出された紙の束とExcelの数字を目視で突き合わせる…。

このようなアナログな経費精算は、申請する側・チェックする側の双方にとって膨大な「時間の無駄」を生み出しています。今回は、freeeを活用して経費精算をスマホで完結させる方法をお伝えします。

1. Excel経費精算がもたらす3つの「見えないコスト」

1. 申請者の入力コスト: 外出先でサクッと終わる作業を、わざわざ帰社してPCで入力しなければならない。

2. 経理のチェックコスト: 入力ミス、領収書の紛失、インボイス要件の確認など、差し戻しの手間が膨大。

3. 保管コスト: 糊付けされた紙の領収書を7年間ファイリングして保管する場所代と管理の手間。

2. freee経費精算による「スマホ完結」のフロー

クラウドシステム（freee）を導入すれば、このフローは劇的に変わります。 営業担当者は、カフェや移動中にスマホのカメラで領収書をパシャリと撮影して送信するだけ。AIが金額や日付を自動認識し、そのまま上長のスマホへ承認リクエストが飛びます。

3. 経理担当者は「承認して仕訳」するだけ

申請されたデータは、電子帳簿保存法に対応した形でクラウドに保存され、承認と同時に会計ソフトの「仕訳データ」として自動登録されます。経理担当者が電卓を叩いてExcelから転記する作業は一切なくなります。

ペーパーレス化の第一歩として、「経費精算」は最も効果を実感しやすい業務です。シックスコーポレーションでは、システム導入だけでなく、社員への操作説明やマニュアル作成まで徹底的にサポートします。