freee導入で失敗する会社の3つの特徴と、自走するための業務フロー再設計

「最新のクラウド会計ソフトを導入すれば、経理業務は勝手に楽になる」 そう期待してfreeeを導入したものの、「逆に手入力が増えてしまった」「現場が使いこなせず、結局Excel管理に戻ってしまった」と悩む企業は少なくありません。

私たちシックスコーポレーションは、自社でグローバルな商取引（COMMERCE事業）を展開しながら、多くの中小企業のバックオフィス支援（BPO・DX事業）を行ってきました。 その中で見えてきたのは、freeeの導入に失敗する会社には「ある共通の特徴」があるということです。

本記事では、freee認定アドバイザーである私たちが、ツール導入でつまずく原因と、真のDXを実現するための「業務フロー再設計」の重要性について解説します。

1. freee導入で失敗する会社の「3つの特徴」

クラウド会計ソフトのポテンシャルを引き出せず、失敗してしまうケースには、主に以下の3つのパターンが存在します。

特徴①：従来の「紙やExcelのやり方」をそのまま再現しようとする

最も多い失敗が、これまでの業務フローを全く変えずに、ただツールだけをfreeeに置き換えようとするケースです。 例えば、「紙の請求書を印刷し、手書きで承認印をもらい、その内容をわざわざ手入力でfreeeに打ち込む」といった二度手間が発生していませんか？ freeeは「自動連携」を前提に作られているため、古いフローにツールを合わせようとすると、かえって業務が煩雑になります。

特徴②：銀行口座やクレジットカードの「自動連携」を活かしきれていない

freee最大のメリットは、ネットバンキングやクレジットカードとのデータ自動同期です。しかし、「セキュリティが不安」「設定方法がわからない」といった理由で同期機能を使わず、通帳を見ながら手入力で仕訳を起こしている状態では、クラウド会計を導入した意味が半減してしまいます。

特徴③：現場に「丸投げ」で運用ルールが決まっていない

「ツールを入れたからあとはよろしく」と経理担当者に丸投げしてしまうケースです。立替経費の精算ルールや、領収書のアップロード期限など、社内全体での「運用ルール」が明確に再設計されていないと、月末に経理担当者が大量の入力作業に追われる「属人化」が解消されません。

2. 失敗を避けるための「業務フローの再設計」とは？

ツールを活かすためには、「ツールの仕様に合わせて自社の業務フローを再構築（再設計）する」という発想の転換が必要です。

ツールに合わせてプロセスを削る

例えば、紙の領収書の回覧をやめ、スマートフォンで撮影・アップロードしてアプリ上で承認を完結させる。これだけで「紙の回覧」と「手入力」という2つのプロセスを消滅させることができます。ツールを使うために、不要な社内ルールを削ぎ落とすことが重要です。

当社（COMMERCE事業）での実践例

当社では、海外製品の輸入・販売を行う「COMMERCE事業」を展開しており、日々複雑な在庫管理や多通貨での決済が発生します。この自社の実業においても、単にfreeeを導入するだけでなく、「どのタイミングでデータを取り込むか」「誰が承認ボタンを押すか」という業務フローを根本から再設計しました。 自分たちで実業を行い、泥臭い課題を解決してきた経験があるからこそ、机上の空論ではない、現場に定着する運用ルールをご提案できます。

3. 「導入」ではなく「定着・自走」を目指すために

クラウド会計の導入はゴールではなく、強靭なバックオフィスを作るためのスタートラインです。

「自社だけで業務フローを見直すのは難しい」 「特定の担当者に負担が集中してしまっている」

もしそのようにお悩みの場合は、無理に自社だけで解決しようとせず、外部のプロフェッショナルの活用をご検討ください。

株式会社シックスコーポレーションでは、freee認定アドバイザーによる「freee導入・定着支援サービス」を提供しています。また、単なるIT支援にとどまらず、リソース不足の解消を直接的にサポートする「経理・財務BPOサービス（代行）」もご用意しています。

自社での実業（商取引）を通じて蓄積した知見を活かし、お客様のビジネスの成長をバックアップいたします。